Trasladar una oficina no se parece a mudar una casa: hay puestos de trabajo, equipos informáticos, mobiliario, archivo y, sobre todo, una actividad que no puede pararse más de lo imprescindible. En MUDABARNA hacemos mudanzas de oficinas en Barcelona y el Barcelonès planificándolas para que el lunes estéis trabajando con normalidad. Aquí te contamos cómo.
Una mudanza de oficina se gana o se pierde en la planificación.
Planificar antes de mover nada
Una mudanza de empresa empieza mucho antes del día del traslado. Visitamos la oficina de origen y la de destino, hacemos un inventario del mobiliario y los equipos, planificamos el orden de desmontaje y montaje y acordamos una fecha —a menudo un viernes por la tarde o un fin de semana— para minimizar la parada.
El traslado se prepara con días; el día en sí solo se ejecuta.
Fuera de horario o en fin de semana
La clave para no parar la actividad es hacer el grueso del traslado cuando la oficina no trabaja: viernes noche, sábado o domingo. Así, el equipo se encuentra el lunes su puesto montado en la sede nueva. Nos adaptamos a vuestro calendario para que la interrupción sea la mínima posible.
El mejor día para mudar la oficina es cuando nadie trabaja en ella.
Los equipos informáticos
Ordenadores, servidores, monitores y electrónica requieren un cuidado especial: se protegen individualmente y se transportan con seguridad. Conviene que vuestro equipo de sistemas coordine el apagado y el encendido y las copias de seguridad; nosotros nos ocupamos del transporte físico protegido de cada equipo.
La electrónica viaja protegida pieza a pieza, con copias hechas antes.
Mobiliario de oficina: desmontaje y montaje
Mesas, mamparas, armados, estanterías y archivadores se desmontan en origen y se montan en destino, dejando cada puesto listo para trabajar. Etiquetamos por puesto o departamento para que todo llegue a su sitio y el montaje sea rápido, sin que nadie tenga que buscar dónde va cada cosa.
Cada puesto se etiqueta y llega montado a su sitio en la sede nueva.
El archivo y la documentación
El archivo en papel se traslada en cajas cerradas y etiquetadas por su orden, para que se recoloque igual en destino. Si manejáis documentación sensible, se transporta con la debida discreción. Y si necesitáis custodiar parte del archivo fuera de la oficina, lo combinamos con nuestro servicio de guardamuebles y almacenaje.
El archivo llega ordenado igual que salió, con discreción.
Accesos y permisos
Las oficinas suelen estar en edificios con normas de acceso, montacargas con horarios y, en Barcelona, la necesidad del permiso de ocupación de vía para el camión. Nos coordinamos con la propiedad o el administrador del edificio y gestionamos el permiso, para que el día del traslado todo fluya sin bloqueos.
Coordinamos montacargas, horarios y permiso: el día del traslado fluye.
Precio cerrado también para empresas
Igual que en las mudanzas de vivienda, trabajamos con precio cerrado por escrito. Para una empresa, saber de antemano cuánto costará el traslado ayuda a cuadrar el presupuesto y a no llevarse sorpresas. Valoramos la oficina, os damos el precio y una fecha, y cumplimos.
Un traslado de empresa necesita números claros: el precio cerrado los da.
Cómo lo ponemos en marcha
Contadnos cuántos puestos tenéis, qué mobiliario y equipos hay y para cuándo necesitáis estar operativos en la sede nueva. Con una visita de valoración preparamos el plan del traslado, la fecha y el precio cerrado, y organizamos la mudanza para que la parada de la actividad sea mínima.
Con los puestos y la fecha objetivo, montamos el plan del traslado.
Avisa a tu equipo con tiempo
Una mudanza de oficina va mejor cuando la plantilla sabe qué se espera de ella: que cada persona vacíe y etiquete su puesto, recoja sus efectos personales y guarde lo sensible. Un correo con instrucciones sencillas unos días antes ahorra muchísimo tiempo el día del traslado y evita que se pierda o se traspapele nada.
Un puesto que su usuario ha dejado listo se mueve el doble de rápido.
Da de alta los servicios en la sede nueva
Antes de la mudanza conviene tener listo en la oficina nueva lo esencial para arrancar: la conexión a internet, la electricidad suficiente para los equipos y el acceso al edificio. No es parte del transporte, pero sí de que el lunes podáis trabajar. Te avisamos de estos detalles para que nada os frene al llegar.
Internet y luz listos en la sede nueva: sin eso, no hay arranque.
Un solo interlocutor
Para una empresa, tener un único responsable de la mudanza con quien coordinarlo todo —fechas, accesos, permisos, incidencias— simplifica mucho. Nosotros te asignamos ese interlocutor, de modo que no tengas que ir detrás de varios proveedores. Una llamada resuelve cualquier duda antes, durante y después del traslado.
Un único responsable de la mudanza: una llamada y está resuelto.